Vezetői időgazdálkodási hibák
A felméréseink szerint a vezetők több, mint 90%-a több időt szeretne magának. A vezetői túlterheltség toronymagasan vezet, mint a legtöbbet említett probléma, amellyel a vezetők küzdenek. És a közismert menedzserbetegségek
A felméréseink szerint a vezetők több, mint 90%-a több időt szeretne magának. A vezetői túlterheltség toronymagasan vezet, mint a legtöbbet említett probléma, amellyel a vezetők küzdenek. És a közismert menedzserbetegségek szinte mindegyike is erre az okra vezethető vissza leginkább. Ezért a vezetői időgazdálkodás egy olyan téma, amellyel kiemelten kell foglalkoznunk.
A vezetői időgazdálkodás igazi célja az, hogy egy vezető hatékonyabb időbeosztással rendelkezzen, és végső soron elegendő ideje jusson a feladatai elvégzésére. Ennek szellemében, minden időrabló dolgot, és felesleges tevékenységeket könyörtelenül ki kell szűrnünk a vezetői időbeosztásunkból. Az elmúlt évtizedekben sok elmélet született arról, hogy mik a vezetői időgazdálkodási hibák, és néhány praktikus megoldást is népszerűsítettek a különböző időgazdálkodással foglalkozó előadók.
A prioritások figyelembevétele
Ezen megoldások legelterjedtebbike az, hogy egy vezetőnek minden kapott kommunikációt be kell sorolni négy, vagy hat kategóriába, a kapcsolódó ügy sürgőssége és fontossága alapján. Ez valóban egy remek módszer annak, akinek már eleve jó alapjai voltak az idejének menedzselésére, és csupán egy ügyes eszközre volt szüksége a pontos kivitelezéshez. Bár nem könnyű egy ilyen rendszert működtetni, akinek sikerül, az képes helyén kezelni a prioritásokat és elegendő időt tud szánni a valóban fontos ügyekre.
Delegálás
A másik legnépszerűbb vezetői időgazdálkodási tanács az, hogy egy vezető delegáljon a kollégáira minden olyan ügyet, amit csak lehetséges. Ez szintén egy hasznos módszer olyan vezetők számára, akik minden lehetséges dolgot szeretnek maguk intézni. Ez kisvállalkozóként még többé-kevésbé lehetséges, azonban egy vállalkozás növekedésével arányosan szükséges kialakítani egy stabil középvezetői gárdát, akikre valóban rá lehet bízni a különböző ügyek elintézését.
Az igazi időgazdálkodási probléma
A fenti eszközök sokat javíthatnak egy vezető időbeosztásán és csökkenthetik a túlterheltségét. De a legalapvetőbb oka annak, amiért egy vezető időgazdálkodása nem kellően hatékony, az az, hogy vezetőként hajlamosak vagyunk alkalmazkodni a történésekhez. Lényegében túl könnyen elfogadjuk a mások által javasolt időpontokat a különböző tevékenységeinkhez.
Ha egy ügyfél a kedd félhármat kéri megbeszélési időpontnak, már be is írjuk a naptárunkba, annak ellenére, hogy kedd délután a bevételeinket szerettük volna áttekinteni az értékesítési csapatunkkal. Vagy akár annak ellenére, hogy csütörtökön egyébként is járnánk az ügyfél irodájának környékén. Ugyanígy hajlamosak vagyunk elfogadni különböző meghívásokat, amelyek nem feltétlenül járulnak hozzá a vállalkozásunk sikerességéhez. Vagy akár megengedjük a kollégáinknak, hogy megbeszéléseket szervezzenek nekünk.
A megoldás lényege az, hogy vezetőként „okozónak” kell lennünk a naptárunk alakítása felett. Más szavakkal, nem elég tudnunk, hogy mely ügyek a fontosak, hanem ezekre elegendő időt is kell beírnunk a naptárunkba. Valamint tartanunk kell magunkat ezekhez az időpontokhoz, és pont úgy kell kezelnünk azokat, mintha ügyféltárgyalások vagy más külsős programok lennének. Sokat segít egy vezető közérzetén, ha a családi programokat és a személyes ügyeinek intézését is előre hetekre beírja a naptárába, hiszen sok esetben ezek is magas prioritású ügyek.
Jöjjön el a következő előadásunkra és tudjon meg többet az időgazdálkodásról és további létfontosságú fejlesztési eszközökről, amikkel növelheti a hatékonyságot cégében. Kattintson ide a részletekért!