Kommunikációs tér és a ventilláció a munkahelyen
A teljesítmény hatékonyságát az ergonómiai faktorokon kívül a munkahelyen megtapasztalt, megtanult és gyakorolt kommunikációs minták befolyásolják leginkább. A kommunikációs tér fogalma a munkahelyeken egészen érdekes formát
A teljesítmény hatékonyságát az ergonómiai faktorokon kívül a munkahelyen megtapasztalt, megtanult és gyakorolt kommunikációs minták befolyásolják leginkább. A kommunikációs tér fogalma a munkahelyeken egészen érdekes formát ölt. Minden kommunikál. Amit mondunk, amit nem mondunk, amit teszünk, amit nem teszünk... minden kommunikál.
Ezek a terek lehetnek formálisak és informálisak. Bárhol, ahol a munkatársak "összefutnak", a kommunikációs tér hatással van rájuk. És ezeken a helyeken sok mindenről szó eshet. Tudatos vezetőként azonban tisztában kell lenni azzal, hogy munkatársak hajlanak arra, hogy az informális beszélgetések kapcsán szerzett információt "elintézett dolognak" tartsák, vagy az ilyen beszélgetések alkalmával felmerülő ötleteket "döntésként" értelmezzék. Jó esetben ezek a beszélgetések (is) kiindulópontot adhatnak a formális beszélgetéseknek, ami további fejlődésre ad lehetőséget. Más esetekben eszkalációs magként tud működni, vagy értékes előrejelzést adhat a vezetőnek a munkahelyi közösség jövőbeni működésével kapcsolatban.
Egy-egy jól sikerült, inspiratív tréning, vagy valamilyen felmerült, még meg nem oldott konfliktus közbeszédbe való bekerülése általában többlet energiát hoz a csoportba, amit így vagy úgy, de csatornázni kell.
Az informális terek működését nehezen, vagy egyáltalán nem lehet irányítani. Kényszerekkel pedig pont az ellenkező hatást váltjuk ki. Ennek kialakítását, "finomhangolását", a vezető az egyik legfontosabb feladatának kellene tekinteni az egészséges munkahelyek kialakítása érdekében. De hogyan boldoguljon ezzel a feladattal? A csapatépítési tréningek eredetileg erre jöttek létre, és a közösen megélt élmény, problémamegoldás valóban sokat segíthet.
Csakhogy, a 2000-es évek elején oly népszerű csapatépítő tréningek mára megfakultak. És ennek hátterében nemcsak az elmúlt években tapasztalt gazdasági nehézségek állnak. Nem is az, hogy a kenutúra vagy a közös halászléfőzés (=kocsmatúra) maxolta volna ki magát és még csak az sem, hogy a munkatársak nem akarnak két napra elmenni egy Isten háta mögötti, tréninghotelnek hívott tömegszállásra azokkal, akikkel nap mint nap sok órára összezárva élik életüket. Sokkal inkább arról van szó, hogy ezek az élmények eltávolodtak a munkahely gyakorlati (formális és informális) kommunikációs tereitől. 8 éve foglalkozom ezzel a területtel, és még soha nem találkoztam olyan céggel, ahol délután háromkor vadvízi evezéssel kapcsolatos problémát kellett volna megoldani...
Olyannal viszont igen, ahol az informális kommunikációs térben a normális ventilláció helyett a pletyka vette át a "hatalmat".
Mindenki ismeri a helyzetet. Valaki megtud valamit valakiről. Ez lehet egy vevővel kapcsolatos történet, vagy személyes ügy is. Ez lehet egy izgalmas esemény, lehet félelmet keltő (pl. ha egy munkatársat azonnali hatállyal eltávolítanak), egy a lényeg: ha nem sikerül ventillálással kezelni, akkor pletyka lesz belőle. Ha a munkahelyi kommunikációs kultúra része a ventillálás, akkor a munkatársak képesek arra, hogy az esemény valós okait keressék, megértsék, és az ehhez kapcsolódó negatív hatást elkerüljék. Egyedül ebből az utóbbiból épülhet mindenki: az, akiről a történet szól és az, aki foglalkozik a történettel.
- Képzeld mi történt... az a jóképű, fiatal gyakornok srác, Géza, .. tudod, akit a múlt hónapban én tanítottam be ... állítólag nyúlja a kasszát, mert drogozik.. pedig olyan jó gyereknek tűnt, és annyit segítettem neki
- Nahát! ... Én rögtön láttam, mikor megérkezett, hogy valami gáz van vele... nem is tudom, a gyakornoki fizetésből hogyan engedhetné ezt meg magának
Ez a pletyka. Nem érdemel túl sok figyelmet a vezetőtől, azonkívül, hogy határozott és egyértelmű hozzáállást tanúsít azzal kapcsolatban, hogy az ilyen jellegű, egymás háta mögötti, a másik ember életében vájkáló, rosszindulatú szóbeszédet nem tolerálja. Ugyanis egy ilyen beszélgetés kapcsán sem Gézával nem történik semmi, sem a helyzettel, sem azzal, akiben a történet bizalomvesztést okoz.
- Olyan kellemetlen dolog történt. Most derült ki Gézáról, arról a fiatal srácról, akit a múlt hónapban én tanítottam be, hogy drogozik. Behívott a főnök, hogy úgy érzi, nyúlja a kasszát, és felelősségre vont, hogy nem vettem észre rajta előbb... Most honnan tudjam! Életemben nem volt dolgom drogossal. Lementem hozzá, behívtam a tárgyalóba, és kérdezem, hogy mi ez... Nem szólt semmit, csak elsírta magát, aztán elviharzott. Nagyon dühös vagyok, de komolyan aggódom miatta, nem szeretném, ha baja esne.
Ez a szituáció már közelebb van a ventilláláshoz. Mindenkinek szüksége van arra, hogy megossza másokkal, ami a szívét nyomja. Minél mélyebben érinti az embert valami, annál erősebb az igénye arra, hogy beszéljen valakivel, aki lehetőleg meg is hallgatja, és meg is érti. Ha valami feszíti bennünket és azt ki tudjuk engedni, akkor meg tudunk szabadulni a belső nyomástól és megnyugszunk. Megoldáshoz azonban ez még nem vezet.
- Kérlek, gyertek be a tárgyalóba mindannyian. Az a helyzet, hogy fél órája szedtem ki Gézából, hogy rendszeresen drogot használ, és az utóbbi pár napban belenyúlt a kasszába is. Most elment, a mentora mindjárt hívja, remélem, tudnak találkozni. Holnap összeülünk és kitaláljuk, pontosan mit és hogyan kezdjünk a dologgal. A managere azt mondja, hogy egyébként kiváló munkát végez, és valószínűleg stresszkezelési problémái vannak, amit nem tudott egyedül megoldani. Megkérjük a HR pszichológust, hogy jöjjön segíteni, mielőtt döntünk, mi legyen vele. Akit még érdekel, bejöhet agyalni. Kiírom, mikor lesz ez a megbeszélés. Amíg nem döntünk afelől, hogy mit csináljunk, addig hírzárlat.
Valahogy így kezdődik egy problémamegoldó kör. Géza esete úgy kerül bele a közbeszédbe, hogy az a megoldás és feldolgozás felé visz. Azok a gondolatok, amelyek az informális beszélgetések során születtek, helyet kapnak abban a formális kommunikációs térben, ahol nyíltan beszélhetünk róla, és véleményünk segítheti a legjobb megoldások megtalálását. Az eset további hozadéka, hogy megfogalmazódik egy sor általános gondolatot arról, hogyan viszonyulunk a függőségekhez, a stresszhez, mit tekintünk titoknak, hogyan tudunk együttműködni válságos helyzetben, hogyan támogathatjuk egymást, hogyan kommunikálunk egymással és a ránk bízott fiatalokkal.
Hogy kinek mennyi ventillációra van szüksége, és ebből mennyit fog a munkahely informális kommunikációs terében kiengedni, az egyénenként változik. Vannak csoportosíthatósági tényezők, és ezeket pszichometrikus tesztekkel alaposan fel is lehet térképezni, ahol arra szükség van. A tapasztalat azt mutatja, hogy az önértékelés, az önbizalom, és a stressztűrés alacsony értékei, kombinálva a kitartással és a magas kommunikációs értékekkel közvetlen kapcsolatban állnak a magas ventillációs igénnyel.
Néha azzal a vezetői állásponttal is találkozunk, hogy a "gőzkieresztés" a munkatársak között segíti a csoport közösséggé formálódását, illetve saját, belső nyelvének kialakulását. Azt is mondják néha, hogy ezek az alkalmak feltétlenül szükséges velejárói annak, ha emberek együtt dolgoznak. Ez azonban nem feltétlenül igaz. A ventillálás a feszültséget felszabadítja, és ezzel megerősíti azt, aki beszél, anélkül, hogy a probléma valós gyökerét kezeltük volna. Esetenként ez odáig fajulhat, hogy egy állandóan panaszkodó munkatárs akkor is megteremti a negatív üzleti történéseket, ha azok feltételei egyébként jók lennének. Ismerős a "hülye ügyfél" esete az "okos" weboldallal, ahol nem lehet megtalálni a "fizetek" gombot?